Organizzazione di eventi internazionali: 10 pillole di sopravvivenza

Autore: Giulia Arletti

English translation: Fabiana Grassi

Traducción en español: Francesca Calabrò

Traduction en français: Federica Bonapace

Vi è mai capitato di ritrovarvi a dover organizzare di punto in bianco un evento a cui sarà invitato qualche ospite o qualche oratore straniero? Avete mai avuto qualche dubbio su come affrontare al meglio la barriera linguistica? Vi siete mai addentrati nei meandri del mercato linguistico per risolvere il problema? Non disperate, ecco un’altra breve guida senza pretese sui punti fondamentali da tenere a mente quando si organizzano eventi internazionali.

TIPOLOGIA DI EVENTO E LOCATION

State organizzando un convegno scientifico, un incontro B2B, una tavola rotonda, un’intervista, una presentazione di un libro, una lezione? La prima cosa da definire è il taglio che volete dare al vostro evento, perché da quello dipenderanno tutte le scelte che seguiranno. Anche il luogo fisico ha un enorme impatto. Una visita guidata all’esterno non può certamente necessitare della stessa strumentistica di una conferenza, che richiede sale ampie con una buona acustica e, se possibile, la presenza di cabine integrate per l’interpretazione simultanea. Se queste non ci fossero potete sempre installare delle cabine mobili.

PERSONE COINVOLTE

Chi sono le persone che parteciperanno? Avete molti stranieri? La tipologia di evento unita al numero di persone straniere può portare a scegliere tra diverse tecniche di interpretazione. In questo articolo potete trovare le diverse tecniche con la loro spiegazione e qualche esempio pratico di utilizzo.

SERVE L’INTERPRETE?

Se decidete che la lingua veicolare sarà l’inglese e siete ragionevolmente sicuri che il vostro pubblico riuscirà a seguire senza problemi, allora la presenza di un interprete può risultare superflua. Se invece doveste avere il ragionevole dubbio o la certezza che qualcuno potrebbe trovarsi in difficoltà, allora investite nella presenza di uno o più interpreti che vi aiutino a valorizzare al meglio il messaggio e l’obiettivo dell’evento. Nel momento in cui decidete di avvalervi della collaborazione di un professionista, prestate attenzione a come formulate la richiesta o l’annuncio. In questo articolo Claudia vi fornisce qualche piccola dritta.

STRUMENTAZIONE

Mentre la trattativa non richiede alcun tipo di strumentazione, se non un blocco di appunti e una penna funzionante, altre tipologie di interpretazione hanno bisogno di essere coadiuvate da microfoni, cabine a muro o mobili, bidule, ricevitori e cuffie per gli ascoltatori e così via. Non esitate a farvi consigliare dal vostro interprete su quale sia lo strumento più indicato per l’evento.

ARGOMENTO

Prestate molta attenzione a questo punto. Cercate di pensare a quanto possano essere specialistici e specifici gli argomenti che verranno trattati durante l’evento. Ogni interprete tende a specializzarsi in pochi ambiti in cui continua a documentarsi in un percorso di formazione continua. Questo perché ogni settore richieste conoscenze contenutistiche e linguistiche (i cosiddetti linguaggi settoriali) che si acquisiscono con lo studio e la perseveranza. Leggete quindi con cura i CV che ricevete dai vari professionisti per capire quale farà al caso vostro. Converrete anche voi che non conviene ingaggiare per un convegno di chirurgia della mano un interprete specializzato in auditing.

NUMERO DI LINGUE COINVOLTE

Può accadere che gli ospiti presenti o gli oratori parlino più di una lingua straniera. Nel caso di eventi internazionali B2B di trattativa basterà semplicemente richiedere il servizio di un numero di interpreti sufficiente per soddisfare le diverse esigenze. Nel caso della simultanea la situazione può diventare più insidiosa. Prima di tutto sarà necessario avere il numero di cabine minimo per coprire le diverse combinazioni linguistiche (ad es. una cabina per la combinazione inglese-italiano, un’altra per tedesco-italiano, etc.). Può accadere però che non sia possibile trovare un interprete che faccia tedesco-cinese o inglese-cinese. In questo caso, si utilizzerà la tecnica del relais con l’italiano come lingua ponte: la cabina tedesca tradurrà il discorso in italiano e la cabina cinese si connetterà all’audio della cabina tedesca traducendo poi la loro resa italiana in cinese.

MATERIALE DI PREPARAZIONE

La preparazione è una delle fasi fondamentali dell’interpretazione, il periodo precedente all’incarico è necessario per permettere all’interprete di familiarizzare con il lessico specialistico. Cercate di farvi mandare le presentazioni dei vostri oratori il prima possibile e giratele agli interpreti insieme alla lista di chi interverrà e a qualsiasi altro materiale vi possa sembrare utile. Gli interpreti sono maestri e artigiani della lingua, non sono (nella stragrande maggioranza dei casi) medici, avvocati, ingegneri, periti assicurativi e chi più ne ha più ne metta. Date loro gli strumenti necessari per prepararsi. Questo piccolo sforzo da parte vostra permetterà ai vostri interpreti di lavorare al meglio, traducendosi in una migliore esperienza per il pubblico.

FATEVI AIUTARE

Quando si parla di eventi internazionali di grandi dimensioni potrebbe diventare difficoltoso impiegare tempo e risorse mentali per organizzare il servizio linguistico e controllare al meglio. Se avete un interprete di cui vi fidate, potete affidare a lui/lei il compito di organizzare al meglio la suddivisione in cabine di tutti i professionisti nei vari momenti dell’evento. Può anche aiutarvi a trovare gli interpreti più adatti a quell’incarico specifico.

FAUX-PAS CULTURALI

L’incontro fra lingue, culture e sensibilità diverse è un’incredibile fonte di ricchezza, ma è anche un terreno disseminato di possibili faux-pas, gaffe e incomprensioni che potrebbero potenzialmente impedire la buona riuscita dell’evento o rischiare di offendere gli ospiti. Documentatevi su quali siano gli usi e i costumi delle culture con cui entrerete in contatto. Questa mappa della comunicazione interculturale ideata da Labcom vi fornisce alcuni esempi di cosa fare e cosa non fare a seconda dei diversi Paesi.

NON ABBIATE PAURA DI FARVI CONSIGLIARE

Eccoci arrivati all’ultimo punto di questa lista, uno dei più importanti. Non dovete avere paura di farvi consigliare da professionisti del settore linguistico. Se spiegate al vostro interprete che tipologia di evento state organizzando, questo vi potrà anche consigliare su quale sia la tipologia di interpretazione più adatta all’occasione, quali strumenti vi serviranno, come dovrà essere strutturato l’eventuale team di professionisti e così via. Tutto questo però sarà possibile sono se riuscirete a creare un clima di fiducia e di collaborazione proficua, come vi spiega meglio Fabiana in questo articolo. Siamo giunti alla fine di questa breve guida. Nei prossimi articoli alcuni di questi punti verranno analizzati più nel dettaglio per fornirvi un maggior numero di strumenti. Stay tuned!